Zijn kosten voor eten en drinken zakelijk aftrekbaar?

Wanneer je als zzp’er aan het werk bent wil je tussentijds graag wat kunnen eten en drinken. Je haalt wat eten in de supermarkt of gaat bij een leuke koffietent wat eten en drinken. De vraag hierbij is of je deze kosten zakelijk van de winst kunt aftrekken? In onderstaand stappenplan neem ik je mee in de administratieve afhandeling van een lunch/diner.

Om te beginnen is een standaard lunch of diner niet zakelijk aftrekbaar, iedereen moet immers eten en drinken. Pas op het moment dat een lunch of diner een zakelijk karakter heeft mag je de kosten van de winst aftrekken. Je krijgt hierbij met diverse fiscale regels te maken zoals een drempelbedrag, btw wel/niet terugvragen en de administratieve afhandeling. Ik ga deze punten hieronder stapsgewijs uitleggen, zodat jij na het lezen van deze blog precies weet hoe je jouw (zakelijke) lunch administratief moet verwerken!

Stap één: Wel of geen zakelijke lunch?

Laten we beginnen met het aannemelijk maken dat iets een zakelijke lunch is. Dit proces begint al bij het maken van de afspraak met een klant om ergens wat te gaan eten en drinken. Indien je deze afspraak via een e-mail of Whatsapp maakt kun je dit contactmoment gelijk in een map op jouw computer opslaan! Hierin staat als het goed is de plaats, datum/tijdstip, de betreffende klant én de reden voor de afspraak vermeld. Wanneer je deze afspraak netjes op jouw computer opslaat kun je bij een belastingcontrole direct aannemelijk maken dat een betreffende lunch/diner een zakelijk karakter heeft!

De plaats waar je afspreekt is van belang om te noemen, omdat je afhankelijk van de locatie soms BTW mag terugvragen via jouw belastingaangifte.

Voldoe je na het lezen van deze alinea niet aan de vereisten van een zakelijke lunch, maar heb je de lunch wel via jouw zakelijke betaalrekening betaald? Verwerk deze betaling dan als zijnde ‘privé uitgaven’.

Voldoe je na het lezen van deze alinea wél aan de vereisten van een zakelijke lunch? Lees dan verder bij stap twee.

Stap twee: Mag ik de BTW wel of niet terugvragen?

We hebben inmiddels geconstateerd dat het om een zakelijke lunch/diner gaat. Nu krijgen we het volgende vraagstuk namelijk ‘Mag ik de BTW wel of niet terugvragen?’.

Deze vraag beantwoorden we door twee verschillende situaties te onderscheiden welke ik hieronder zal behandelen:

Lunch op kantoor

Wanneer je een lunch in een horecagelegenheid of supermarkt haalt en deze op jouw kantoor op eet dan mag je de BTW wel terugvragen bij de belastingdienst. Dit geldt ook wanneer je voor jouw werk onderweg bent naar een klant en onderweg iets te eten en/of drinken koopt voor tijdens de reis.

Lunch buiten kantoor

Op het moment dat je een lunch in een horecagelegenheid nuttigt of deze laat verzorgen door een cateraar op een speciaal daarvoor ingerichte locatie dan mag je de BTW niet terugvragen.

Nu we bij stap twee hebben bepaald of je de BTW wel/niet mag terugvragen bij de belastingdienst gaan we door naar stap drie!

Stap drie: Het wel/niet toepassen van het drempelbedrag

Om te bepalen hoe je de kosten van het eten en drinken van de winst mag aftrekken zijn er twee methodes te hanteren, namelijk het wel of niet gebruik maken van het drempelbedrag. Ik ga beide methodes hieronder behandelen.

Met drempel

Wanneer je wel gebruik maakt van de drempel, welke door de belastingdienst is vastgesteld, mag je over de eerste € 4.600,- kosten aan eten en drinken géén kosten voor eten en drinken van de winst aftrekken. Alles boven dit bedrag mag wél worden afgetrokken van de winst.

Verder mag je op jaarbasis maximaal € 1.500,- aan reis- en verblijfkosten van de winst aftrekken.

Hieronder staat een voorbeeld indien je gebruik maakt van het drempelbedrag. We gaan er even van uit dat je op jaarbasis de volgende kosten hebt gehad;

€ 2.250,- eten en drinken
€ 3.500,- diverse cursussen welke je aan klanten gegeven hebt
€ 1.750,- reis- en verblijfkosten voor een congres

Het totaal wat je hebt uitgegeven komt neer op € 7.500,-.

Om te bepalen welk bedrag je van de winst mag aftrekken passen we de hierboven besproken regels toe. Als eerste mag je maximaal € 1.500,- aan reis- en verblijfkosten van de winst aftrekken. Er wordt dus € 1.750,- -/- € 1.500,- = € 250,- in mindering gebracht op het totaal van € 7.500,- wat nu neer komt op een totaal van € 7.250,-.

Nu dienen we nog het drempelbedrag van de € 7.250,- af te trekken wat neerkomt op € 7.250,- -/- € 4.600,- = € 2.650,-. Er mag dus maximaal € 2.650,- worden afgetrokken van de winst.

De gemiddelde zzp’er zal op jaarbasis niet boven deze € 4.600,- uitkomen en zal dus van optie twee gebruik gaan maken.

Zonder drempel

Wanneer je onder de € 4.600,- op jaarbasis blijft is optie twee een voordeligere keuze. Hierbij geldt namelijk de zo genoemde 80/20 regeling. Deze regeling houdt in dat je 80% van alle gemaakte kosten m.b.t. zakelijke lunch/diner, congressen of cursussen van de winst mag aftrekken. De regel dat je niet meer dan € 1.500,- aan reis- en verblijfkosten mag aftrekken blijft nog wel bestaan.

Slot

Nu we alle stappen hebben doorlopen weet je als het goed is precies hoe je jouw zakelijke lunch/diner in de administratie moet verwerken. Als laatste tip wil ik je nog meegeven dat je de bonnetjes/facturen van deze zakelijke lunch/diners goed dient te bewaren. Ik raad het aan om dit digitaal te doen aangezien papieren bonnetjes naar verloop van tijd kunnen vervagen, waardoor ze niet meer leesbaar zijn.

Mocht je naar aanleiding van bovenstaande blog nog vragen hebben dan kun je altijd contact met mij opnemen!